Hvordan behandler Retshjælpen personlige oplysninger - databeskyttelsesforordningen og lov om persondata.

 

Her kan du finde oplysninger om, hvordan Retshjælpen behandler dine personlige oplysninger svar på nogle ofte stillede spørgsmål.

1. Indledning

Denne persondatapolitik (herefter benævnt ”Politikken”) beskriver, hvordan Københavns Retshjælp (herefter benævnt ”os”, ”vi” eller ”vores”) behandler personoplysninger om de personer, som Københavns Retshjælp yder juridisk bistand.

Politikken er formuleret og gjort tilgængelig for at overholde databeskyttelsesforordningen (2016/679 of 27. april 2016) (herefter benævnt ”GDPR”) og reglerne heri om oplysningspligt.

2. Typer af personoplysninger som behandles

Københavns Retshjælp behandler følgende typer af almindelige personoplysninger:

Korrespondance, dokumenter, billeder og andet sagsmateriale samt andre oplysninger, der er relevante og nødvendige for at kunne yde den bedst mulige bistand. Retshjælpen udarbejder endvidere statistik omkring sagsbehandlingen til brug for årsberetning og indberetning til Civilstyrelsen omkring sagsantal mv. Det er imidlertid kun sagsart, der indgår i statistik mv.

Vi kan efter omstændighederne, og hvor dette er strengt relevant, behandle særlige kategorier af personoplysninger (også kaldet "følsomme personoplysninger") om dig. Disse personoplysninger omfatter oplysninger, der klarlægger race eller etnicitet, oplysninger om en persons religiøse eller filosofiske overbevisning, oplysninger om en persons fagforeningsmæssige tilhørsforhold samt oplysninger om helbred (sundhed, sygdom, diagnosticering mv.).

Disse følsomme personoplysninger behandler vi med følgende formål for øje:

  • At yde juridisk bistand til Københavns Retshjælps klienter.

  • At overholde Københavns Retshjælps forpligtelser.

Vi indsamler dine personoplysninger fra dig og, hvor det er relevant, fra eksterne kilder. Personoplysninger fra de eksterne kilder kan indsamles fra sagens øvrige parter samt offentlige myndigheder.

Hvis vi får brug for at indsamle og behandle yderligere personoplysninger end angivet ovenfor, vil vi orientere herom ved indsamlingen. Sådan oplysning kan også ske ved opdatering af denne Politik.

 

3. Formål med behandlingen af personoplysninger

Vi behandler kun dine personoplysninger til legitime formål i overensstemmelse med GDPR. Personoplysningerne kan alt efter omstændighederne behandles til følgende formål:

  • At yde juridisk bistand til Københavns Retshjælps klienter.

  • At kunne dokumentere Retshjælpens overholdelse af eventuelle retlige forpligtelser såsom hvidvaskloven, bogføringsloven eller til dokumentation af Retshjælpens rådgivningsansvar.

4. Retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger

Vi behandler kun dine personoplysninger, når vi har et lovligt behandlingsgrundlag i overensstemmelse med GDPR. Behandlingen af personoplysninger sker alt efter de konkrete omstændigheder på baggrund af følgende behandlingshjemmel:

  • Behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler Københavns Retshjælp, såsom bogførings- eller hvidvaskloven, jf. GDPR, art. 6, stk. 1, litra c.

  • Behandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse, hvor den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, ikke går forud herfor, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f.

Hvor det er strengt relevant og nødvendigt, behandles følsomme personoplysninger (de “særlige kategorier af personoplysninger” angivet i GDPR, artikel 9, stk. 1). I så fald vil behandlingen kun ske, hvis dette er tilladt efter GDPR, artikel 9, stk. 2 til 4, herunder navnlig i følgende tilfælde:

  • Behandlingen er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. GDPR, artikel 9, stk. 2, litra f.

Vi foretager i tillæg til ovenstående i nogle tilfælde behandling af CPR-nummer. Inden vi foretager denne behandling, indhenter vi samtykke hertil, medmindre behandlingen foretages for at overholde lovgivningen eller en af de andre undtagelser i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2. Vi behandler CPR-nummer med følgende formål for øje:

  • Når betingelserne for at kunne behandle følsomme oplysninger er opfyldt, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4.

Vi foretager i tillæg til ovenstående i nogle tilfælde behandling af oplysninger om strafbare forhold. Inden vi foretager denne behandling, indhenter vi samtykke. Vi behandler disse oplysninger med følgende formål for øje:

  • Når det er nødvendigt for at klientens retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. led, og stk. 5.

I tillæg til ovenstående behandler vi også personoplysninger om børn under 13 år, hvis det er relevant for sagen.

5. Videregivelse og overførsel af personoplysninger

Vi videregiver kun personoplysninger til andre, når lovgivningen tillader eller kræver det, herunder når det er relevant og på din og eller dataansvarliges eventuelle konkrete anmodning herom.

Vi videregiver personoplysninger til følgende modtagere fra EU/EØS:

  • Myndigheder

  • Eventuelle øvrige modtagere på din anmodning

  • Modparter.

Vi bruger generelt forskellige eksterne og professionelle organisationer som leverandører og samarbejdspartnere til at levere eller assistere os med at levere vores services og produkter. De eksterne organisationer vil ikke modtage eller behandle personoplysninger, medmindre lovgivningen tillader overførsel og behandling heraf. Hvis de eksterne organisationer eller samarbejdspartnere er databehandlere for os, sker deres behandling af personoplysninger altid i henhold til en databehandleraftale, som opfylder lovgivningens krav hertil. Hvis de eksterne organisationer eller samarbejdspartnere er selvstændige dataansvarlige, sker deres behandling af personoplysninger i overensstemmelse med deres egen privatlivs-, databeskyttelses- eller persondatapolitik, som de eksterne organisationer vil gøre opmærksom på, medmindre lovgivningen foreskriver andet.

Vi overfører ikke personoplysninger til lande eller internationale organisationer uden for EU/EØS, medmindre det på din konkrete anmodning er nødvendigt.

 

6. Sletning og opbevaring af personoplysninger

Vi sørger for, at personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante for vores behandlingsformål som beskrevet ovenfor. Vi opbevarer altid personoplysninger i det tidsrum, som gældende lovgivning forpligter os til, herunder til brug for dokumentation af overholdelse af blandt andet bogføringslovens bestemmelser. Vi opbevarer endvidere som hovedregel personoplysninger så længe, som de kan have betydning for, at retskrav mod din(e) modpart(er), dig, os eller andre kan fastlægges, gøres gældende, afvises eller forsvares. Det vil som hovedregel sige, at vi opbevarer personoplysninger indtil udløbet af fristerne i forældelsesloven og/eller i anden relevant lovgivning m.v. om forældelse eller genoptagelse. Ved spørgsmål angående opbevaringen og behandlingen af personoplysninger er du velkommen til at kontakte os på den e-mailadresse, du finder under afsnit 9 i denne Politik.

 

7. Rettigheder for registrerede personer

Registrerede personer har en række rettigheder, som vi kan hjælpe med. Hvis man som registreret person vil gøre brug af sine rettigheder, skal vedkommende kontakte os. Rettighederne omfatter følgende:

  • Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Registrerede personer har ret til at få indsigt i de oplysninger, som behandles om vedkommende, samt en række yderligere oplysninger.

  • Ret til berigtigelse (rettelse): Registrerede personer har ret til at få urigtige oplysninger om sig selv rettet.

  • Ret til sletning: I særlige tilfælde har registrerede personer ret til at få slettet oplysninger om sig selv, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

  • Ret til begrænsning af behandling: Registrerede personer har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af sine personoplysninger begrænset. Hvis en registreret person har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

  • Ret til indsigelse: Registrerede personer har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af vedkommendes personoplysninger.

  • Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Registrerede personer har i visse tilfælde ret til at modtage deres personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra en dataansvarlig til en anden uden hindring.

 

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, bedes du bruge de kontaktoplysninger, der er angivet nederst i denne Politik. Vi bestræber os på at imødekomme dine ønsker vedrørende vores behandling af personoplysninger og dine rettigheder som en registreret person. Hvis du på trods af vores bestræbelser ønsker at indgive en klage, kan du gøre det ved at kontakte Datatilsynet (www.datatilsynet.dk).

 

8. Ændringer til denne politik

Vi forbeholder os retten til at ajourføre og ændre denne Politik. Hvis vi ændrer Politikken, ændrer vi datoen og versionen nederst i dokumentet. I tilfælde af væsentlige ændringer, vil vi give besked i form af en synlig meddelelse på vores hjemmeside, e-mail eller ved brug af andre kommunikationsmidler.

 

9. Kontakt

Ved spørgsmål eller kommentarer til denne politik, eller ved påberåbelse af en eller flere rettigheder, kan vi kontaktes på mail@retshjaelpen.dk.

Version 1.2 - 23. februar 2022